Community building bij werknemers. CASE: Q8

Community building bij werknemers.
Een online community voor de medewerkers van Q8.

Dezelfde sfeer en gezelligheid onder de collega’s, maar dan vanop afstand? Mobiliteitsspeler Q8 is er met de hulp van Blue Zoo succesvol in geslaagd om tijdens de coronacrisis een online Facebookcommunity uit te rollen voor al haar medewerkers, om zo nog sterker te focussen op de verbondenheid. Zowel op kantoor als thuis staat Q8 er voor haar medewerkers. We leggen je graag uit hoe ze dit o.a. doen via Facebook.

In tijden van crisis.

Tijdens de coronacrisis volgt Q8 de maatregelen van social distancing en moedigt het bedrijf haar medewerkers aan om thuis te werken, zoveel als mogelijk. Zoals bij vele andere bedrijven, ervaarde ook Q8 een nood om de groepssfeer te bewaren. 

 

De dagelijkse koffieklets of lunch met collega’s op kantoor, moeten we allemaal even missen. Vaak onderschat men de sterkte van een korte babbel, grapjes tussendoor, ervaringen of tips delen onder de collega’s. De algemene sfeer verbetert en collega’s zien elkaar steeds meer als vrienden. Wanneer we plots allemaal van thuis werken, missen we die kleine, belangrijke intermezzo’s. 

 

Om die reden zagen we een opportuniteit om dit ook digitaal te faciliteren bij onze medewerkers”, zegt Katia Van Bouwel, Head of Brand and Corporate Communications bij Q8. “Het is cruciaal dat we geconnecteerd blijven. Dat is in deze tijden nòg belangrijker dan het al was.” 

De kracht van Facebook.

Om een online groep voor Q8 op te starten, waren er vier criteria van belang: 

  • het is een privégroep, enkel toegankelijk voor Q8-medewerkers 

  • het is een gespreksstarter, geen officieel communicatiemiddel 

  • moderatie is mogelijk, niet verplicht 

  • makkelijk en snel in gebruik voor alle medewerkers

 

Na afweging concludeerden we dat een besloten Facebookgroep hiervoor het beste medium is. Belangrijk van bij start: de Facebookgroep is geen officieel intern communicatiemiddel. De officiële info krijgen alle medewerkers via mail. Noem de groep dus gerust: de digitale koffiehoek.

Via een Facebookgroep zijn we er zeker van dat we kunnen controleren dat enkel medewerkers van Q8 toegang krijgen. Bovendien staat dit toe dat de moderators lidmaatschapsverzoeken kunnen goedkeuren, afwijzen of bijkomend vragen stellen aan al wie wil deelnemen.
 

Uiteraard zijn we nuchter genoeg om te weten dat een “privé” groep ook snel externe gevolgen kan hebben. Alles wat online gebeurt, is immers altijd publiek. 

 

Hoe zorg je er dus voor dat een Facebookgroep gezellig blijft voor iedereen?

Onze two cents.

Q8 schakelde Blue Zoo in voor de opstart, begeleiding, contentopmaak en het community management van de Facebookgroep. Het spreekt voor zich dat de Facebookgroep een positieve, ondersteunende plek moet zijn. Om dit ook zo te houden, gingen we als volgt aan de slag:

Stap 1: doelgroep & contentplanning

Allereerst startten we vanuit een aantal strategische vragen: 

  • Wie is onze doelgroep? 

  • Welke noden of problemen ondervinden zij? 

  • Hoe kunnen wij daarvoor een oplossing bieden? 

  • Hoe uit zich dit in content? 

  • Welke gevolgen mogen we verwachten? 

 

Vooraleer we startten, was het belangrijk om grondig na te gaan hoeveel baat de medewerkers bij zo’n Facebookgroep zouden hebben. Verbeteren we hier effectief de interne sfeer mee? Vanuit Q8 en in samenspraak met de communicatieafdeling, was het antwoord hierop duidelijk ja. 

 

Vervolgens ontwikkelden we een strategie en contentplanning om de medewerkers de juiste boodschappen te kunnen brengen. Denk aan home-office tips, gezondheidstips,... of simpelweg een “happy friday”-quote. 

 

Stap 2: opmaak Facebookgroep 

Net als een Facebookpagina, vraagt een groep een duidelijke infobeschrijving. Waarvoor dient de groep en wat is het doel? Daarnaast is ook een omslagfoto en eerste startbericht nodig. Zo is meteen de toon gezet, en is die duidelijk voor iedereen die lid wordt. 

Stap 3: moderatie op punt stellen 
 

Vergis je niet: ook een Facebookgroep vraagt om community management, zoals eender welk social media platform. Doe je dit niet, loop je het risico dat de groep een eigen leven gaat leiden.

De bedoeling van de groep is om interactie uit te lokken. Liefst zo positief mogelijk natuurlijk, gezien dat het doel is van de Q8-community. Moderatie is daarom noodzakelijk, om dit zo goed mogelijk te garanderen.

 

Als beheerder van de Facebookgroep heb je de optie om groepsregels toe te voegen. Wat sta jij als beheerder toe in de groep en wat niet? Hierin beschrijf je evenzeer de gevolgen als iemand zich hier niet aan houdt. Zo sta je sterker in je schoenen en heb je steeds iets om op terug te vallen als je denkt dat bepaalde berichten niet in de Facebookgroep thuis horen.

Stap 4: engagement bewaken

De groep opstarten, is één ding. Hem interessant en leuk houden, is een ander paar mouwen. Na een gefundeerde en strategische lancering, is de rol van de moderators goud waard. Bij Q8 zijn dat twee straffe madammen van de communicatieafdeling. Katia Van Bouwel, Head of Brand and Corporate Communications, en Michelle Pairon, Brand and Corporate Communications Assistant. Zij zorgen dagelijks voor de nodige interactie en steken hun collega’s een hart onder de riem. Zonder gedreven moderators is zo’n Facebookgroep niet mogelijk. 

 

Het resultaat.

De Facebookgroep was vanaf dag 1 een schot in de roos! Veel collega’s werden lid en deelden meteen een leuke foto of reageerden spontaan op de berichten die er werden geplaatst. 

 

Op iets minder dan een maand tijd behaalde de groep 7,1K reacties! 

Hierin valt het op dat de medewerkers vooral op vrijdag erg actief zijn. Dat begrijpen we… 😉 #ThankGodItsFriday

Heel erg bedankt voor jullie vertrouwen in Blue Zoo. 

Veel succes (en plezier) verder met de Facebookgroep!

  • Facebook Social Icon
  • LinkedIn Social Icon
  • Instagram Social Icon
  • Facebook - White Circle
  • LinkedIn - White Circle
  • Instagram - White Circle

Kempische Steenweg 303 bus 200

3500 Hasselt

2020 Blue Kangaroo BVBA

HR-logo-w.png

Met de steun van